Ali ima tudi tvoj dan premalo ur?

Še vedno v dnevu ne najdeš dovolj ur, da bi naredil/a vse, kar moraš, kaj šele, da bi imel/a čas zase, družino in hobije. Preberi nekaj praktičnih nasvetov, ki ti bodo morda pomagali pri organizaciji časa, da tvoj dan ne bo imel premalo ur. Poskusi z enim ali dvema nasvetoma, lepo postopoma. 

1. Ali veš, kam gre tvoj čas?

Prva stvar, ki jo moramo nujno preveriti je, kam dejansko gre naš čas. Včasih se obrneš in dan je mimo, tebi pa je ostalo še milijon stvari, ki jih moraš opraviti. Pogosto se zgodi, da nam opravila, za katera menimo, da ne porabimo preveč časa, vzamejo največ časa.

Npr. verjetno misliš, da na e-pošto odgovarjaš le 20 minut, v resnici pa morda ta naloga “poje” eno uro tvojega dneva. Poskusi aplikacijo RescueTime, ki ti pomaga beležiti, koliko časa porabiš za določeno aktivnost.

Lahko pa enostavno zapišeš trajanje dejavnosti v svoj koledar, beležko. 

2. Za vsako nalogo si nastavi časovno omejitev 

Če imaš opredeljeno, koliko časa boš porabil/a za določeno aktivnost, bodo nate manj vplivali »motilci časa.«

Ne boš imel/a niti toliko časa, da bi odlašal/a z manj ljubimi nalogami.

Zelo dobro pa je, da si med nalogami privoščiš pavzo, da se pretegneš, greš na zrak, saj boš tako veliko bolj produktiven/na pri naslednji nalogi. To pa je tudi dober trik – v primeru, da neke naloge ne končaš, imaš na voljo še vedno nekaj časa, da jo lahko “finiširaš.”

3.     Načrtuj vnaprej 

Precej slaba stvar je, da se zbudiš brez načrta in nimaš pojma, kaj te čaka čez dan. Nimaš fokusa in skačeš iz ene na drugo nalogo. Brezciljno se sprehajaš po svetu in si dnevno dodajaš druge nepomembne naloge, ki ne vodijo nikamor drugam kot k stresu in izgorelosti, saj na koncu dneva ugotoviš, da imaš še več na grbi. 

To lahko rešiš na dva načina:

1. Načrtuj preden odideš iz službe – porabi zadnjih 15 min za organizacijo, sestavi seznam najpomembnejših točk naslednjega dne.
2. Prva stvar, ki jo storiš zjutraj ob jutranji kavi naj bo, da zapišeš 3 do 4 pomembne zadeve, ki se jih moraš lotiti. 

Vendar pazi – distrakcije se bodo pojavile, ne se preveč obremenjevati, če moraš z neko nalogo prekiniti, ker se je vmešala »višja sila.« Zapiši si, kje si ostal/a in naslednji dan boš brez težav tam nadaljeval/a. 

Ne si zastaviti preveč stvari, saj ti lahko motivacija prehitro pade, ko vidiš, kaj vse ti je ostalo še za jutri. Začni postopoma in se glede na to, kako misliš, da bo dan potekal, odloči za prioritete dneva. 

4.     »Najhujšo« oz. najmanj prijetno stvar opravi takoj zjutraj

Mark Twain je dejal: »Če je vaša naloga, da pojeste žabo, je najbolje, da to storite takoj zjutraj. In če je vaša naloga, da pojeste dve žabi, je najbolje, da najprej pojeste največjo.« Verjetno se vam sliši kruto, kajne? Seveda je, ampak treba se je zavedati, da je najlažje takoj zjutraj opraviti največje, najzahtevnejše, najpomembnejše in najbolj »tečne« opravke. 

Raje se nalog, ki so tako pomembne, loti takoj zjutraj, saj imaš takrat spočite možgane. Zvečer ponavadi samo pademo na kavč in so naše zaloge energije bolj prazne. Imel/a boš tudi boljši občutek in se boš lažje spopadal/a z napornim dnevom, če imaš že zjutraj osebno zmago. 

5.     Nauči se delegirati naloge (tako v službi kot doma)

Nima veze ali si v službi ali doma, nekatere naloge pač moraš predati naprej. S tem boš prihranil/a čas, zmanjšal/a boš svojo delovno obremenitev. 

Vem, da je težko spusti neke stvari, saj imamo občutek, da jih noben ne bo opravil tako kot bi jih mi, ampak to ne pomeni, da bodo kaj slabše opravljene. Velikokrat se zgodi, da so celo boljše, čeprav niso točno tako, kot smo si sami zamislili. Splača se investirati čas in trud, da nekoga vpelješ v neko nalogo, saj boš na dolgi rok profitiral/a ti.

6.     Odpravi »polovičarsko delo«

Pogosto, če ne pri vsakem delu, nalogi, opravku … se zgodi, da pogledamo na telefon, odpišemo na sporočilo, preberemo e-mail, preverjamo, če je kaj novega na socialnih omrežjih itd. – povsem brezveze, nimamo nobenega razloga, telefon ni niti »zapiskal.«

Ne glede na to, kje in kako se ujamete v past polovičarskega dela, je rezultat vedno enak: 

1. nikoli nisi zares v celoti predan/a opravilu, nalogi, delu.
2. redko se zgodi, da za to delo/nalogo ne porabiš več časa, kot bi ga, če ne bi preverjal/a telefona, računalnika …
3. in tako lahko delo traja tudi do dvakrat, trikrat dlje, nikoli pa ne veš, če boš dosegel/la enakega ali celo boljšega rezultata, če bi bil/a pri stvari.

Poskusi se osredotočiti na »projekt« in tega dokončaj oz. se ustavi, vzemi pavzo in nadaljuj, ko boš zopet pri stvari. Telefon daj na »letalski način,« ali pa ga enostavno pusti v drugi sobi, daj ga v predal pisalne mize itd.

7. Uporabljaj planer, koledar

Kot smo omenili že prej, je fajn da imaš »bojni načrt.«

Zelo dobro je tudi, da si vse stvari zapisuješ – kdaj imaš kak pomemben rok, sestanek, izpit, pregled …

Zapisuj si ideje, naloge, delo – vse, kar lahko vpliva na tvoj dan.

Ko boš imel/a črno na belem, se boš definitivno bolje znašel/la.

8.     Združuj naloge

Nekatere naloge so podobne (npr. odgovarjanje na e-pošto in telefonski klici) zato jih združuj.

En dan prej ali takoj zjutraj načrtuj, kdaj boš opravil/a te povezane naloge, vendar bodi pozoren/a, da ne nameniš časa, ko si najbolj produktiven/na za stvari, kot so odgovarjanje na e-pošto, …

9.     Reci NE

Če nimaš časa, volje ali energije za še eno dodatno stvar, se imej rad/a in raje reci ne. Včasih si naredimo več škode, če si na ramena naložimo preveč bremena in lahko osebi, ki smo ji nekaj obljubili, naredimo več škode kot koristi.

Popolnoma različne naloge zahtevajo različne vrste mišljenja, če združuješ naloge, ki so med seboj povezane, možgani ne potrebujejo »preklapljati« in tako lahko prihraniš kar nekaj časa. 

10. Ne rabiš biti popoln/a

Če si perfekcionist oz. perfekcionistka nič nikoli ne bo dovolj dobro. Vedno boš iskal/a izboljšave in se ne boš premaknil/a naprej. Potrudi se po svojih najboljših močeh in se nehaj vračati in izgubljati časa na zadevi, ki se tebi ne zdi popolna, drugi pa ne bodo mogli zapreti ust.